Hensyn
Kjøretøy og utstyr med sporbar kostnadshistorikk
Hold oversikt over biler, utstyr, avtaler og vedlikehold. Skill virksomhetens eiendeler fra leie og løpende driftskostnader.
Samle eiendelens identitet og avtalene rundt den før rapporteringen automatiseres. Et registreringsnummer alene forklarer ikke hvem som eier bilen eller hvilke kostnader som følger den.
En bil med flere kostnader
En transportbil har leasingavtale, service, forsikring og drivstoff. Oppdragskostnaden kan fordeles etter en intern modell, men den modellen er ikke det samme som regnskapsføringen av hver faktura. Avtal skillet med regnskapsansvarlig.
| Oversikt | Hva den skal forklare |
|---|---|
| Identitet | Hvilket kjøretøy eller utstyr gjelder det? |
| Eie eller leie | Avtale, motpart og relevante datoer |
| Vedlikehold | Planlagte tiltak og faktisk utførelse |
| Drift | Hvem følger opp feil og tilgjengelighet? |
| Avgang | Når og hvordan eiendelen tas ut av bruk |
Ikke la et solgt kjøretøy bli stående i kapasitetsplanen fordi regnskapet og ressurskalenderen oppdateres hver for seg.
Når kostnader endrer seg
Ved større reparasjoner må økonomiansvarlig få tilstrekkelig grunnlag for korrekt behandling. Unngå å bestemme konto ut fra bare beløpets størrelse. Dokumenter hva som er utført og hvilken eiendel det gjelder.
Bruk oversikten til å planlegge reservekapasitet ved verkstedopphold. Et varslet servicebesøk skal være synlig før neste oppdrag bekreftes.