Hensyn
Systemhjelp for begravelsesbyråer
Få hjelp med byråsystem, regnskap og dataoverføring. Finn årsaken til dobbeltføring, velg riktige tiltak og test løsningen før den tas i bruk.
Få fakturaer, kreditnotaer og betalinger riktig fra byråsystemet til regnskapet. Vi hjelper med systemvalg, oppsett, dataoverføring og tekniske problemer rundt oppdrag og økonomi. Start med dagens løsning; det er ikke alltid nødvendig å bytte alt.
Få hjelp med dataoverføringen.
Beholde, forbedre eller bytte?
Begynn med feilen eller dobbeltarbeidet, og finn hvor i kjeden det oppstår. Et kunderegister som er ulikt i to systemer, kan skyldes både oppsett, overføring og arbeidsdeling. Flere funksjoner løser ikke nødvendigvis årsaken.
| Situasjon | Første undersøkelse | Mulig tiltak |
|---|---|---|
| Samme bilag registreres flere ganger | Hvor mottas det, og hvilket system eier posten? | Én inngang og tydelig referanse |
| Kreditnota oppdaterer ikke saldo | Hvilke dokumenter og statuser overføres? | Korrigere dataflyt og kontrollrapport |
| Faktura mangler vedlegg eller oppdragsnummer | Hva finnes i eksporten? | Riktig kobling mellom feltene eller en annen overføringsmåte |
| Systemet passer ikke flere avdelinger | Roller, ressurser og rapportbehov | Sammenligne konfigurasjon med et reelt bytte |
| Nøkkelpersonen må gjøre alt | Tilganger og dokumenterte rutiner | Rolleoppsett og opplæring |
Det økonomisystemet bør få vite
Regnskapet trenger et etterprøvbart grunnlag, ikke automatisk hele oppdragsmappen. Fakturareferanse, riktig mottaker, godkjente linjer og nødvendige bilag må overføres uten å spre mer familieinformasjon enn oppgaven krever.
Vi avklarer også hvor endringer gjøres. Hvis fakturaen opprettes i byråsystemet, må rutinen forklare hvordan en korreksjon når regnskapet. Hvis begge systemer kan opprette faktura, trenger dere ett fast sted der fakturaen opprettes og korrigeres. Se kravlisten for byråsystem og regnskap.
Et eksempel på praktisk teknisk hjelp
Byrået sender en eksport med ti fakturaer. Ni blir registrert, mens én avvises. En ny eksport av alle ti kan lage duplikater. Vi undersøker referansene, mottakerstatusen og hvordan jobben kan fortsette fra riktig punkt. Deretter testes både normal flyt og avbrudd med fiktive data.
Leveransen kan være en rettet kobling mellom feltene, en kontrollert import eller en tydelig feilrutine. Tilgang til leverandørens grensesnitt og nødvendig dokumentasjon bestemmer hvilken løsning som er mulig. Les om delvis mislykket overføring.
Et bytte skal også ha en avslutningsplan
Før et nytt system tas i bruk, prøver vi relevante oppdrag: forskudd, kreditnota, leverandørfaktura som kommer sent og en endring etter godkjenning. Åpne beløp og dokumentkoblinger avstemmes mot det gamle systemet.
Dere bør vite hvem som håndterer gamle restposter, hva som fortsatt kan leses etter oppsigelse og hvem som stenger tidligere integrasjoner. Se migrering og leverandørbytte.
Feil som bør undersøkes
En import som stadig avviser samme linje, et oppgjør uten referanse eller en kreditnota som ikke når frem, har ulike årsaker. Vi undersøker feilkoden og datagrunnlaget og kontrollerer resultatet på begge sider. For minnesider og salg via plattformer må også oppgjør og gebyrer skilles fra andre pengestrømmer.