Hensyn / Arbeidsområder
Oppdrag, avtaler og leverandører
Følg oppdraget fra godkjent bestilling til avslutning. Finn praktiske rutiner for endringer, leverandørkjøp, planlegging og overlevering.
Hvor stopper oppdraget opp?
Hvis tillegg blir uklare ved fakturering, begynn med godkjent bestilling og endringsloggen. Hvis folk og leveranser ikke er klare samtidig, se seremoniplanen.
Ved et regnskapsbytte er overføringen av åpne oppdrag sentral. For et gjennomført oppdrag er spørsmålet et annet: Hva gjenstår før økonomien kan lukkes?
Før tilbudet blir en bestilling
Familien trenger en oversikt de kan velge ut fra. Prisliste og skriftlig tilbud handler om den delen av samtalen, mens bestillingsguiden begynner når valgene godkjennes. Hold versjonene samlet, slik at prisinformasjonen følger oppdraget videre.
Når noe må løses etter leveransen
En klage på pris eller utførelse trenger en annen oppfølging enn en avbestilling. Finn avtalen, undersøk hendelsen og gi kunden én kontakt gjennom saken. Før oppdraget lukkes, kontroller at både leveransen og det økonomiske oppgjøret har fått en løsning.
Vil dere se hele løpet fra etablering til overtakelse, bruk guiden til å drive begravelsesbyrå.
Avbestilling med oversikt over kostnader og refusjoner
Skill arbeid som er utført, varer som er bestilt og beløp som kan tilbakeføres. Avklar avtalegrunnlaget før oppgjøret endres.
Les veiledningen →Bytte regnskapsfører og komme i gang med oppdragsøkonomien
Bytt regnskapsfører med kontroll på åpne oppdrag, forskudd og ventende bilag. Se arbeidsdelingen og kontrollene før den første perioden avsluttes.
Les veiledningen →Endringer etter at oppdraget er godkjent
Fang opp endret antall, transport og leveranser før kostnadene løper. Bruk en enkel endringslogg som både drift og fakturering kan forstå.
Les veiledningen →Godkjent bestilling før leverandørene får ordre
Knytt bestilling, prisramme og godkjenning til samme oppdrag. Unngå at et foreløpig ønske blir behandlet som en endelig leverandørordre.
Les veiledningen →Håndtere klager på pris og leveranse i begravelsesbyrået
Finn ut hva familien er misfornøyd med, undersøk det som ble avtalt og levert, og gi et svar som forklarer løsningen og neste steg.
Les veiledningen →Konfidensiell overlevering mellom vakter
Gi neste medarbeider det som trengs for å følge opp oppdraget. Skill operative opplysninger fra dokumenter som bare enkelte skal se.
Les veiledningen →Leverandørordre som tåler en vaktendring
Bestill varer og tjenester med tydelig oppdragsreferanse, leveringsfrist og bekreftelse. Gjør ordren forståelig også for den som overtar vakten.
Les veiledningen →Når kan et gravferdsoppdrag lukkes administrativt?
Bruk to avslutningspunkter for oppdraget, ett for gjennomføringen og ett for økonomien. Unngå at sene bilag forsvinner når kalenderen er tømt.
Les veiledningen →Prisliste og pristilbud for begravelsesbyrået
La familien se hva som inngår, hvilke valg som påvirker prisen og hva som fortsatt er usikkert. Koble prislisten til tilbudet medarbeiderne faktisk bruker.
Les veiledningen →Seremoniplan uten dobbeltbooking og uavklarte løfter
Koble lokaler, transport, personell og leverandørfrister i én administrativ plan. Skill reservasjoner fra bekreftede leveranser.
Les veiledningen →