Hensyn
Avbestilling med oversikt over kostnader og refusjoner
Skill arbeid som er utført, varer som er bestilt og beløp som kan tilbakeføres. Avklar avtalegrunnlaget før oppgjøret endres.
Stans nye bestillinger først, og lag deretter en dokumentert kostnadsoversikt. En avbestilling hos byrået kansellerer ikke automatisk en ordre hos trykkeriet eller transportøren.
Tre spørsmål per leveranse
Undersøk om leveransen kan stanses, hva som allerede er utført, og hva avtalen sier om kostnaden. En muntlig antakelse om «ingen kostnad» skal ikke bli grunnlag for en refusjon før leverandøren har bekreftet den.
| Eksempel | Oppfølging |
|---|---|
| Ikke produsert trykksak | Be om kanselleringsbekreftelse |
| Ferdig spesialbestilt produkt | Avklar retur og kostnad etter avtalen |
| Transport som ikke er kjørt | Undersøk avtalt frist og gebyr |
| Forskudd mottatt | Avstem mot dokumentert sluttoppgjør |
Sammenhold kostnadsoversikten med kundens avtale før dere fastsetter sluttoppgjøret. Ved uenighet om betalingsplikten må avtaleforståelsen avklares; en påløpt leverandørkostnad avgjør ikke alene hva kunden skylder.
Avslutt hele kjeden
Oppdater kalender, bemanning, leverandørordre og fakturagrunnlag. Et kansellert oppdrag som fortsatt står som planlagt i vaktlisten, kan gi både feil lønnsgrunnlag og unødvendige innkjøp.
Når en kreditnota ventes, gi den en ansvarlig og frist. Oppdraget skal ikke merkes økonomisk avsluttet mens den fortsatt mangler.