Forskudd og tilbakebetaling med sporbarhet

Følg betalingen som en egen hendelse frem til riktig oppgjør. Pengene i banken forteller ikke alene hvilken leveranse som er fakturert eller hvordan beløpet skal behandles i regnskapet.

Avklar hva betalingen gjelder

Registrer avtalegrunnlag, oppdragsreferanse, beløp, dato og faktisk betaler. Dersom betaleren er en annen enn fakturamottakeren, må koblingen dokumenteres. En kjent e-postadresse eller lik sum er ikke tilstrekkelig identifikasjon.

Regnskapsansvarlig må fastsette dokumentasjonen og føringen ut fra det konkrete grunnlaget. Den operative kontrollen skal gjøre det mulig å finne igjen beløpet uten å gjette hva det var ment å dekke.

Et sluttoppgjør med to betalinger

I dette eksemplet har kunden avtalt et forskudd på 8 000 kroner. Endelig oppgjør blir 31 000 kroner. Før sluttoppgjøret er klart, kommer ytterligere 3 000 fra en annen betaler. Begge betalingene er kontrollert og gjelder det samme oppdraget.

Betalingsoversikten viser 20 000 kroner igjen. Kontroller at fakturagrunnlaget og kundesaldoen viser det samme gjenstående oppgjøret.

Unngå at forskuddet tas hensyn til to ganger

En vanlig feil er at oppdragsmedarbeideren reduserer betalingskravet, mens økonomiansvarlig også matcher betalingen mot den reduserte summen. Da blir kundesaldoen for lav.

Bestem derfor hvor forskuddet håndteres og hvordan det vises videre. Kontroller både fakturagrunnlag og kundesaldo. Test også en eksport som kjøres på nytt, slik at samme betaling ikke opprettes to ganger.

Ved avbestilling

Stans nye bestillinger og kartlegg hvilke kostnader som er påløpt. Avklar sluttoppgjøret mot avtalene før et tilbakebetalingsbeløp fastsettes. En leverandørkreditnota som er lovet, men ikke mottatt, må fortsatt følges opp.

Hvis bare en del skal betales tilbake, bør kontrollen vise hele regnestykket: mottatt beløp, dokumentert oppgjør, beløp til gode og faktisk tilbakebetaling. Avbestillingsrutinen følger kjeden fra kansellering til leverandør.

Verifiser hvem som skal få pengene

Ikke bruk et nytt kontonummer fra en uventet e-post som eneste grunnlag for refusjon. Avklar rett mottaker og verifiser betalingsopplysningene via en kjent kanal. Ved uvanlige tilbakebetalinger bør en annen person kontrollere før betalingen godkjennes.

Til slutt avstemmes både bank og kundesaldo. Et tilbakebetalingsbilag uten bankutbetaling er en åpen oppgave, og en bankutbetaling uten riktig kobling gir en uforklart saldo.

Les bankavstemming og fakturakontroll.