Hensyn
Bankavstemming med delbetaling og ukjent innbetaler
Match betalinger mot riktig dokument og oppdrag. Se kontrollen av delbetaling, dobbeltbetaling og ukjente beløp før perioden avsluttes.
Bruk referanse og dokumentasjon, ikke bare et likt beløp. To oppdrag kan ha samme totalsum, og betalingen kan komme fra en annen enn fakturamottakeren.
Et oppgjør med flere betalere
En faktura er på 24 000 kroner. Banken viser 10 000 fra én betaler og 14 000 fra en annen. Etter at begge er bekreftet som betaling av fakturaen, skal restbeløpet være null. Ikke opprett to nye inntekter bare fordi fakturanummeret mangler i bankteksten.
| Hendelse | Kontrollen dere trenger |
|---|---|
| Delbetaling | Koble til originalen og bevar restbeløpet |
| Ukjent betaler | Undersøk referansen via avtalt kontakt |
| Dobbeltbetaling | Kontroller om to transaksjoner gjelder samme krav |
| Nettoutbetaling | Finn brutto grunnlag og dokumenterte gebyrer |
| Tilbakebetaling | Kontroller både godkjent refusjon og faktisk utbetaling |
Lag en liten liste over ukjente beløp
Hver linje trenger dato, beløp, teknisk bankreferanse, ansvarlig og neste handling. Listen skal forklare hva som er undersøkt. «Ukjent» uten eier blir ofte stående til neste periode uten fremdrift.
Del ikke hele bankutskriften bredt for å finne én betaling. Bruk nødvendig informasjon i virksomhetens avklarte kanal, og hold personopplysninger ute av generelle driftsrapporter.
Når bank og reskontro viser ulikt
Skill mellom tre feil: betalingen mangler i regnskapet, betalingen finnes men er koblet feil, eller dokumentene viser en feil saldo. Gå fra banklinjen til bokføringen og videre til fakturaen. Kontroller om en kreditnota eller et forskudd forklarer forskjellen før dere oppretter en ny post.
Banksaldo og kundesaldo kontrolleres separat. Banken kan være riktig selv om en kundepost er feil matchet. Det motsatte kan skje hvis en import mangler en transaksjon som ikke berører en kundefaktura.
Ved gjentatt import
Et avbrudd kan ha skjedd etter at systemet mottok data, men før avsenderen fikk svaret. Undersøk mottaksstatus før hele filen sendes på nytt. Avstem antall og summer etter rettingen, og se etter manuelle poster som allerede er opprettet mens feilen ble undersøkt.
Les forskudd og feil ved dataoverføring. For hjelp med den løpende kontrollen, se regnskap og avstemming.