Hensyn
Fakturakontroll før oppdraget sendes til betaling
Kontroller godkjent omfang, mottaker, forskudd og leverandørgrunnlag før fakturaen sendes. Se hvordan endringer følger hele veien til oppgjør.
Faktureringen begynner med siste godkjente bestilling. Kalenderstatus eller en gammel prisramme er ikke et ferdig fakturagrunnlag.
Samle tre grunnlag
Den som fakturerer, trenger avtalen og endringene, oversikt over leveransene og relevante opplysninger om betaling. Hvert grunnlag skal kunne kobles til samme oppdragsreferanse.
| Kontroll | Spørsmål før utsendelse |
|---|---|
| Avtalepart og mottaker | Hvem er avtalen med, og hvem skal fakturaen sendes til? |
| Omfang | Hvilke linjer er godkjent, endret eller avbestilt? |
| Leverandører | Er kjøpene bekreftet, og ventes noen bilag? |
| Pris | Er tillegg avklart og rabatter tatt hensyn til? |
| Betaling | Finnes forskudd eller andre innbetalinger? |
| System | Blir dokument, kontoer og saldo riktig også etter overføring? |
At en pårørende er kontaktperson, avgjør ikke alene hvem som har betalingsansvaret. Uklare spørsmål om representasjon eller ansvar må avklares før mottakeren bestemmes.
Et oppdrag med en endring
Byrået har avtalt grunnarbeid, trykksaker og transport. Etter godkjenningen tas trykksakene ut, mens transporten utvides. Første prisoverslag har dermed to feil hvis det brukes direkte som fakturagrunnlag.
Gå gjennom endringsloggen: Er trykkordren faktisk stanset? Har transportleverandøren bekreftet ny pris? Er tillegget godkjent av riktig bestiller? Den operative endringen må oppdateres både i innkjøpet og i det som kunden skal betale.
Hvis en leverandørkostnad fortsatt er uklar, må dere velge hvordan dette håndteres etter avtalen. Ikke skjul uavklarte beløp i en samlelinje. Se leverandørkontrollen.
Kontroller avgiftsbehandlingen per leveranse
Byråets samlede oppdrag kan inneholde forskjellige varer og tjenester. Bruk et godkjent avgiftskart fremfor å kopiere én kode på alt. Kontroller også at riktig behandling følger gjennom eksporten; PDF-en kan se riktig ut selv om rapporteringen er feil.
Les avgiftskartet når dere setter opp varelinjer eller endrer en fakturamal.
Etter at fakturaen er sendt
Ta vare på det endelige dokumentet og koblingen til godkjent grunnlag. Dersom noe må korrigeres, følg rutinen for kreditnota og nytt oppgjør. En erstattet PDF med samme nummer gir ikke samme sporbarhet.
Den som følger opp betaling, må kunne se om kravet er endret eller omtvistet. Stans ikke hele oppfølgingen uten en ansvarlig og et neste steg. Samtidig må en korreksjon nå frem før noen følger opp et beløp som ikke lenger er riktig.
Fortsett med kreditnota og bankavstemming. Trenger dere hjelp med rutinen, se regnskapstjenestene.