Hensyn
Leverandørfaktura mot bestilling og faktisk mottak
Kontroller kjøpet i tre ledd før godkjenning. Fang opp feil antall, dobbel faktura og ventende kreditnota uten å miste oppdragsreferansen.
Sammenlign ordre, mottak og faktura. En kjent leverandør og en plausibel totalsum er ikke nok til å godkjenne kostnaden.
Et praktisk avvik
Byrået bestilte 80 hefter, mottok 60 og får faktura for 80. Oppdragslederen bekrefter at 60 var den endelige leveransen. Økonomiansvarlig må nå følge opp differansen, ikke bare føre fakturaen på oppdraget og håpe at kunden dekker den.
| Grunnlag | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Ordre | Hvilket antall og pris ble godkjent? |
| Mottak | Hva ble faktisk levert? |
| Faktura | Stemmer linjer og eventuelle tillegg? |
| Avvik | Hvem avklarer differansen med leverandøren? |
En kreditnota som er lovet, men ikke mottatt, skal stå som en åpen oppgave. Ved ny purring fra leverandøren må den som følger opp kunne se hvorfor fakturaen ikke er godkjent.
Beskytt betalingene
Endring av leverandørens bankkonto bør verifiseres via en kjent kontaktkanal. Ikke bruk telefonnummeret i selve endringsmeldingen som eneste kontroll. Avtal hvem som kan endre leverandørregister og hvem som godkjenner betalingen.
Ved flere avdelinger bør én faktura ha én dokumentert eier. Ellers kan samme PDF bli registrert fra både felles innboks og lokal e-post.
Les leverandørordre og innkjøpsavtaler.