Hensyn
Leverandørordre som tåler en vaktendring
Bestill varer og tjenester med tydelig oppdragsreferanse, leveringsfrist og bekreftelse. Gjør ordren forståelig også for den som overtar vakten.
Send én identifiserbar ordre og be om én tydelig bekreftelse. En telefonsamtale kan avklare kapasitet, men erstatter ikke et etterprøvbart grunnlag for leveransen.
Det leverandøren trenger
En blomsterleveranse trenger antall, avtalt uttrykk, leveringssted og tidspunkt. Leverandøren trenger normalt ikke hele oppdragsmappen. Bruk en oppdragsreferanse som gjør at fakturaen kan finnes igjen uten at fortrolige opplysninger spres.
| Opplysning | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Ordrenummer | Koble bestilling, mottak og faktura |
| Leveringstid med sted | Hindre at «før seremonien» tolkes ulikt |
| Pris og godkjente tillegg | Skille tilbud fra endelig forpliktelse |
| Kontakt ved avvik | Gi én vei inn når leveransen endres |
Hvis leverandøren bruker sitt eget ordrenummer, registrer begge referansene. Ved skifte av kontaktperson skal det fremgå hvilken kanal som gjelder for endringer.
Mottak før betaling
Bekreft om leveransen kom som avtalt. Hvis ti av tretti enheter mangler, skal fakturaen ikke bare godkjennes fordi totalsummen ligner tilbudet. Registrer delmottaket og følg opp restleveransen eller kreditnotaen.
Bruk avtale og prisramme før bestilling og leverandøravstemming når bilaget kommer.