Hensyn
Sammenligne leverandøravtaler for begravelsesbyrået
Sammenlign varepris, frakt, frister og kostnaden ved endringer. Se et innkjøpseksempel og hva dere bør avklare med en reserveleverandør.
Sammenlign kostnaden for bestillingene dere faktisk gjør. En lav enhetspris kan bli et dyrt kjøp når frakt, småordretillegg og hasteendringer kommer i tillegg.
Regn på en vanlig bestilling
To leverandører tilbyr samme produkt. Eksemplet bruker sammenlignbare beløp uten merverdiavgift. Andre kvalitets- og leveransekrav forutsettes like i regnestykket.
| Kostnad ved ti enheter | Leverandør A | Leverandør B |
|---|---|---|
| Enhetspris | 420 | 445 |
| Varesum | 4 200 | 4 450 |
| Frakt og ordretillegg | 450 | 100 |
| Totalt | 4 650 | 4 550 |
B har høyere varepris, men er 100 kroner rimeligere for denne bestillingen. Ved større ordre kan bildet endres. Bruk derfor byråets faktiske ordrestørrelser og leveringssteder, ikke bare en leverandørs eksempel på volumkjøp.
Tid og fleksibilitet har også en kostnad
Et trykkeri kan ha lav pris, men en tidlig frist for endelig korrektur. Et annet kan håndtere senere endringer mot et avtalt tillegg. Finn ut hvor ofte deres egne oppdrag trenger slik fleksibilitet, og hva omtrykk eller ny levering faktisk koster.
| Vilkår | Be om et konkret svar |
|---|---|
| Frist | Når må ordren og endelig grunnlag være mottatt? |
| Bekreftelse | Når vet byrået at leveransen er akseptert? |
| Endring | Hva kan endres, og hvordan beregnes tillegget? |
| Avvik | Hvem kontaktes når antall eller tidspunkt ikke stemmer? |
| Oppgjør | Hvilket dokument viser avtalt pris og forfall? |
Vurder leveringspresisjon sammen med pris. Registrer forsinkelse, feil antall og uavklarte tillegg som faktiske hendelser, slik at gjennomgangen bygger på mer enn siste inntrykk.
Reserveleverandøren må kunne motta ordren
Avklar kontaktvei, bestillingsformat og nødvendig grunnlag før en hastebestilling. Kontroller om priser og frister gjelder også når leverandøren bare brukes unntaksvis. Finn ut hvem som svarer utenfor vanlig åpningstid dersom dere trenger slik dekning.
Send ikke hele oppdragsmappen når leverandøren trenger en korrekturfil eller en transportinstruks. Riktig referanse og siste godkjente versjon er viktigere enn mange vedlegg. Leverandørordren skal være forståelig også for den som overtar vakten.
Prøv en situasjon der fast transportør melder forfall samme morgen. Planleggeren må finne en bekreftet erstatning, kontrollere tidspunktet mot resten av planen og få prisgrunnlag og leveringsomfang inn på samme oppdrag. Familien må få oppdatert informasjon hvis avtalt leveranse påvirkes. Den opprinnelige ordren må samtidig stanses eller avklares, slik at dere ikke mottar to leveranser.
| Før reserven brukes | Etter leveransen |
|---|---|
| Bekreftet kapasitet og kontaktperson | Registrert mottak og eventuelle avvik |
| Siste godkjente grunnlag | Faktura mot bekreftet pris |
| Avklart tillegg og hvem som godkjenner | Eventuell kreditering fra opprinnelig leverandør |
| Oppdatert ressursplan | Erfaring inn i neste leverandørgjennomgang |
Gå gjennom ordningen når kontaktpersoner, priser eller kapasitet endres. Hvis reserven ofte blir hovedløsningen, må kostnaden og bemanningen inn i den vanlige kapasitetsplanen, fremfor å skjules som stadig nye hastetillegg.
Ved avtalebytte
Lag en oversikt over gamle ordre, varer som fortsatt skal leveres og kreditnotaer som ventes. Én person må følge disse til de er lukket. At en ny leverandør er klar, avslutter ikke den gamles restposter.
Legg prisendringen inn på riktig tidspunkt i produktregister og kalkyle. Se oppdatering av leverandørpriser før hele prislisten byttes. Kontroller deretter første faktura mot det som faktisk ble bestilt.