Hensyn
Når leverandørprisene endres i begravelsesbyrået
Oppdater innkjøpspris, kalkyle og produktliste uten å endre godkjente oppdrag ved en feil. Følg prisvarselet frem til faktura og marginrapport.
Skill ny innkjøpspris fra det kunden allerede har godkjent. Et prisvarsel fra leverandøren kan berøre neste bestilling, eksisterende ordre og fremtidige tilbud på forskjellige måter.
Les vilkåret før prislisten oppdateres
Finn ut fra hvilken dato prisen gjelder og om den knyttes til bestillingsdato, leveringsdato eller et annet avtalt tidspunkt. Undersøk også om frakt, hastetillegg eller volumvilkår er endret.
Et varsel om ny enhetspris er ikke nok til å beregne ny totalkostnad. Hvis lavere fraktfri grense endres samtidig, kan små bestillinger få en større kostnadsøkning enn varelinjen viser.
Del de berørte oppdragene i tre
| Gruppe | Hva dere gjør |
|---|---|
| Ny forespørsel uten godkjent pris | Bruk oppdatert kalkyle i tilbudet |
| Godkjent kundeoppdrag, kjøp ikke bestilt | Kontroller kundens avtale og leverandørens prisvilkår før ny kostnad legges inn |
| Allerede bekreftet leverandørordre | Sammenlign varselet med ordrebekreftelsen; avklar avvik med leverandøren |
Ikke la en automatisk oppdatering av produktregisteret omskrive historiske prislinjer. Den godkjente versjonen må kunne finnes igjen, også når dagens produktpris er en annen.
Eksempel på en kostnadsøkning
I eksemplet har et produkt innkjøpspris 4 000 kroner i kalkylen. Ny pris er 4 300. For ti enheter gir det 3 000 kroner høyere kostnad dersom de nye vilkårene gjelder alle ti. Hvis salgsprisen står uendret, faller samlet bidrag tilsvarende.
Men dersom seks allerede er kjøpt inn til gammel pris, er ikke kostnadsøkningen 3 000 på disse ti enhetene. Skill faktisk lagerkostnad, fremtidig gjenanskaffelse og kostnaden på åpne bestillinger. Regnskapsansvarlig vurderer verdsettelsen, mens innkjøperen dokumenterer de faktiske bevegelsene.
Oppdater én kontrollert versjon
Gi endringen en ansvarlig. Vedkommende oppdaterer innkjøpsgrunnlag og kalkyle, kontrollerer berørte tilbud og informerer dem som fakturerer. Lagre dato og hvilken leverandørbekreftelse endringen bygger på.
Hvis byråsystem og økonomisystem begge har produktregister, avklar hvilket som er hovedregister for nye priser. Registrering to steder uten versjonskontroll gjør det vanskelig å vite hvilken pris et tilbud faktisk brukte.
Kontroller den første fakturaen etter endringen
Sammenlign kjøpsfakturaen med ordrebekreftelsen og det oppdaterte grunnlaget. Se etter tillegg som ikke var med i varselet, eller en faktura som bruker ny pris på en ordre som skulle ha gammel.
Følg også opp den første oppdragsrapporten. Er økt kostnad synlig, eller ligger fortsatt gammel standardkostnad i rapporten? Priskalkylen og leverandørkontrollen bør bruke samme oppdaterte grunnlag.