Hensyn
Kreditnota når pris eller mottaker må korrigeres
Behold spor fra opprinnelig faktura til korrigering og nytt oppgjør. Unngå at en ny PDF skjuler hva som faktisk er endret.
Bevar originalen og korriger gjennom regnskapssystemets dokumenterte rutine. En fil som overskrives i oppdragsmappen, gir ikke et pålitelig spor etter utsendelsen.
En feil som oppdages etter betaling
I dette eksemplet har en familie betalt fakturaen, men en leverandørkostnad på 1 200 kroner skal tilbakeføres. Den økonomiske rutinen må vise kobling mellom opprinnelig faktura, korrigeringsdokument og eventuell tilbakebetaling. Et internt notat om «ordnes neste gang» er ikke tilstrekkelig kontroll.
| Dokument | Kontroller |
|---|---|
| Original faktura | Riktig dokument og opprinnelig mottaker |
| Korrigering | Årsak, berørte linjer og kobling til original |
| Ny saldo | Hva kunden fortsatt skylder eller har til gode |
| Bank | Om tilbakebetalingen faktisk er gjennomført |
Ved feil mottaker
Stans videre oppfølging mot den feilaktige mottakeren. Avklar avtaleforholdet før nytt dokument lages; ikke flytt en fordring mellom personer bare fordi en e-post sier det. Dersom fakturaen inneholdt opplysninger mottakeren ikke skulle ha, må også personvernkonsekvensene vurderes.
Test korrigeringsrutinen i systemet før første reelle feil oppstår. Kontroller at både kundesaldo og oppdragsrapport endres, og at innbetalingen ikke blir hengende som uidentifisert.
Les fakturakontroll og integrasjonsfeil.
Hvis korreksjonen følger av en uenighet, bruk klagerutinen til å samle kundens spørsmål og byråets svar.