Hensyn
Seremoniplan uten dobbeltbooking og uavklarte løfter
Koble lokaler, transport, personell og leverandørfrister i én administrativ plan. Skill reservasjoner fra bekreftede leveranser.
Planlegg bakover fra tidspunktet som faktisk er bekreftet. En foreløpig kalenderoppføring skal ikke utløse ubetingede løfter til alle andre leverandører.
En kjede av avhengigheter
Anta en seremoni klokken 12. Transporten skal være fremme før klargjøring, og programheftene må være på plass før deltakerne kommer. Leverandørenes egne frister må legges inn med margin som byrået selv vurderer.
| Aktivitet | Må være avklart først | Tegn på at den er klar |
|---|---|---|
| Reservasjon av lokale | Tilgjengelighet og kontaktperson | Bekreftelse mottatt |
| Transportbestilling | Sted og tidsvindu | Leverandøren har bekreftet |
| Trykksaker | Korrektur godkjent | Endelig fil låst |
| Bemanning | Arbeidsoppgaver og varighet | Ansvarlig har akseptert vakten |
Kalenderen skal vise både eier og status. «Bestilt» er for upresist hvis noen mener «forespurt» og andre mener «bekreftet».
Hvis tidspunktet flyttes
Lag en avviksliste med berørte reservasjoner. Kontakt hver leverandør og registrer ny bekreftelse; ikke anta at en kalenderinvitasjon endrer avtalen deres. Avklar også om endringen påvirker pris eller avbestillingsvilkår.
Følg opp med endringslogg og kapasitetsplanlegging.