Endringer etter at oppdraget er godkjent

Registrer forskjellen fra godkjent bestilling, ikke bare den nye totalen. Da kan en kollega se hvorfor oppdraget ble dyrere og om tillegget faktisk ble godkjent.

Når antallet endres

Et byrå har bestilt 60 programhefter. Antallet økes til 90 etter at trykkfilen er sendt. Endringen kan utløse ny pris, endret produksjonsfrist og makulering av første opplag. Det er tre ulike følger som må avklares med leverandøren.

For kundetilpassede varer må dere også kontrollere hvilken korrektur produsenten bruker. En ny godkjenning hos kunden endrer ikke automatisk filen hos produsenten.

En god endringslogg inneholder:

1. Hva som var godkjent, og hva som ønskes nå.
2. Hvem som ba om endringen, og når.
3. Prisvirkning og eventuell frist fra leverandøren.
4. Hvem som godkjente ny ramme.
5. Hvilken ordre og fakturalinje endringen gjelder.

Ikke overskriv historikken for å få oppdragskortet til å se ryddig ut. Vis siste operative versjon tydelig, mens godkjenningssporet fortsatt kan finnes.

Når det haster

Avtal på forhånd hvem i byrået som kan godkjenne en driftsmessig hastebeslutning. Registrer hva som ble besluttet og grunnlaget for det. En intern fullmakt løser ikke spørsmålet om kunden skal betale et tillegg; det må følges opp særskilt.

Ved fakturering kontrolleres endringsloggen mot leverandørbilagene. En avbestilt vare skal ikke bli stående som inntekt eller forventet kjøp uten forklaring.

Se også kansellering og leverandørkostnader og fakturakontroll.