Hensyn
Minneprodukter fra godkjent korrektur til ferdig oppgjør
Følg produktvalg, korrekturversjon, produksjonsordre og mottak i samme kjede. Se hvordan omarbeid, erstatningsvarer og korreksjoner følges opp.
Produksjonsordren skal vise nøyaktig den versjonen kunden godkjente. Et riktig beløp på fakturaen hjelper lite hvis produsenten arbeider etter en gammel fil.
Én referanse, flere dokumenter
Knytt produktvariant, tekst, utførelse, antall og leveringsforutsetninger til en bestillingsreferanse. Registrer deretter hvilken korrektur som er godkjent, hvem som godkjente den og hva produsenten har bekreftet.
| Dokument | Det som skal stemme med neste ledd |
|---|---|
| Kundens bestilling | Produkt, omfang og prisgrunnlag |
| Godkjent korrektur | Identifisert versjon og godkjenning |
| Produksjonsordre | Samme fil og produktvalg som ble godkjent |
| Leverandørbekreftelse | Akseptert leveranse, pris og tidspunkt |
| Mottak | Faktisk produkt mot bekreftet ordre |
| Oppgjør | Leveranse, eventuelle korreksjoner og betaling |
Bruk et lesbart versjonsnavn. «Endelig» og «endelig ny» er lett å forveksle. En endret korrektur må få en ny identitet, mens den gamle godkjenningen bevares.
En endring etter at filen er sendt
Anta at korrektur K-02 er godkjent og sendt til produsenten. Kunden ber deretter om en tekstendring. Før K-03 sendes, må byrået vite om produksjonen av K-02 kan stanses, hva endringen koster og om leveringsdatoen påvirkes.
En ny godkjenning fra kunden skal ikke tolkes som at produsenten allerede har byttet fil. Be om bekreftelse på hvilken versjon som blir produsert. Marker den tidligere ordren som erstattet eller stanset etter den avklarte rutinen, slik at to versjoner ikke blir levert og fakturert.
Endringsloggen forklarer hvordan prisvirkningen følger fra forespørsel til godkjent tillegg.
Mottak og erstatningsvarer
Kontroller produktet før det merkes som klart. En skadet vare eller feil tekst skal ha en egen avviksstatus, ikke telles som fritt tilgjengelig lager.
Hvis en erstatningsvare kommer, knytt den til samme avvik og opprinnelig ordre. Kontroller hva som skjer med første vare, om leverandøren sender kreditnota og om ny faktura faktisk skal betales. En ny fysisk levering er ikke nødvendigvis et nytt salg til kunden.
Ved separat montering trenger monteringsbestillingen sin egen bekreftelse på omfang, sted og forutsetninger. At produktet er mottatt og godkjent, betyr ikke at monteringen er gjennomført.
Hva omarbeidet gjør med bidraget
I dette regneeksemplet er egen salgsinntekt 8 000 kroner, direkte produktkjøp 4 500 og intern ressurskostnad 1 000. Bidraget før felleskostnader er 2 500. Eksemplet bruker sammenlignbare kalkylebeløp uten avgift.
Et feilprodukt gir 1 200 i nytt kjøp og 300 i ekstra arbeid. Uten dekning fra leverandøren faller bidraget til 1 000. Mottar virksomheten en kreditnota på 1 200 for den dokumenterte produktfeilen, blir bidraget 2 200; de 300 i eget merarbeid er fortsatt en kostnad.
Finn avtalen, godkjenningene og hendelsesforløpet før dere krever dekning for feilen. Avklar hvem som skal betale produktet og merarbeidet, og dokumenter løsningen på bestillingen.
Før bestillingen lukkes
Kontroller at rett produkt er levert, avviket har en løsning, ventende kreditnota er mottatt og betalingen er koblet riktig. Et lukket produksjonsoppdrag kan fortsatt ha en økonomisk restpost.
Bruk lageroversikten for beholdningen og kreditnotarutinen når faktureringen må rettes. Ved ny leverandørpris må også åpne tilbud og bestillinger kontrolleres.