Hensyn
Når kan et gravferdsoppdrag lukkes administrativt?
Bruk to avslutningspunkter for oppdraget, ett for gjennomføringen og ett for økonomien. Unngå at sene bilag forsvinner når kalenderen er tømt.
Et gjennomført oppdrag kan fortsatt være økonomisk åpent. Marker begge statuser slik at fakturering og avstemming ikke avhenger av hukommelsen til oppdragslederen.
To ulike ferdigmeldinger
Et oppdrag er gjennomført torsdag, men leverandøren sender faktura neste måned. Kalenderen kan lukkes operativt. Økonomien må fortsatt vise forventet kostnad og hvem som skal følge den opp.
| Kontroll | Hva som må kunne dokumenteres |
|---|---|
| Utført leveranse | Avvik, endringer og mottak er registrert |
| Fakturagrunnlag | Siste godkjente pris og eventuelle korreksjoner |
| Leverandørkostnader | Mottatt faktura eller identifisert restpost |
| Betaling | Innbetalinger og forskudd koblet riktig |
| Dokumentmappe | Ryddet, med avklart tilgang og videre lagring |
Ikke la en manglende kreditnota bli stående som en tekstmerknad i et lukket oppdrag. Den må fortsatt finnes på arbeidslisten til den som følger opp leverandøren.
Kontroll av etterslep
Gå gjennom oppdrag som har vært operative ferdige lenge, men fortsatt har økonomiske restposter. Sorter etter årsak: manglende bilag, bestridt faktura, uavklart mottaker eller feil matching. Ulike årsaker trenger ulike handlinger.
Velg et lite antall lukkede oppdrag hver måned og følg sporene begge veier. En mappe som ser komplett ut, kan fortsatt mangle koblingen til bankbetalingen.
Fortsett med månedsavslutning og arkiv og lagring.