Hensyn
Månedsavslutning når leverandørbilag kommer sent
Følg et gjennomført oppdrag med forskudd, endrede trykksaker og en transportfaktura som kommer senere. Kontroller margin og restoppgjør ved månedsskiftet.
Avstem hva som er levert, fakturert og betalt som tre egne spørsmål. En tom bilagsinnboks betyr ikke at alle kostnader til gjennomførte oppdrag er med.
Et oppdrag på månedens siste dag
Byrået har godkjent et oppdrag med en avtalt total på 31 000 kroner. Kunden har betalt 8 000 på forhånd. Før gjennomføringen godkjennes et tillegg på 1 500 for endrede programhefter. Transporten er utført, men leverandørfakturaen kommer neste måned.
Eksemplet følger oppgjørsbeløpene gjennom avtale, betaling og ventende bilag.
| Kontrollpunkt | Grunnlaget ved månedsskiftet | Det som fortsatt må gjøres |
|---|---|---|
| Kundens bestilling | Opprinnelig total 31 000 | Bevar godkjent versjon |
| Programendring | Godkjent tillegg 1 500 | Koble korrektur og leverandørordre til endringen |
| Sluttoppgjør | Oppdatert total 32 500 | Kontroller fakturalinjene |
| Mottatt betaling | Forskudd 8 000 | Ta hensyn til betalingen én gang |
| Gjenstående kundeoppgjør | 24 500 | Følg faktura og bankbetaling |
| Transportkostnad | Utført levering og avtalt prisgrunnlag | Innhent bilag og avklar periodisering |
Kundens gjenstående beløp kan altså beregnes, mens kostnadsbildet fortsatt er foreløpig. Ikke vent med å registrere at transportfakturaen mangler bare fordi kunden ennå ikke har betalt resten.
Hva endringen betyr for kontrollen
Den nye korrekturen skal stemme med det kunden godkjente, med trykkeriets bestilling og med fakturagrunnlaget. Dersom byråsystemet bare viser siste totalsum, må godkjenningssporet fortsatt kunne finnes. Et nytt antall eller en ny fil sier ikke i seg selv hvem som godkjente kostnaden.
Se endringsloggen hvis dette blir en gjentakende feilkilde. En prisøkning hos leverandøren og et kundegodkjent tillegg er forskjellige hendelser.
Når transportfakturaen kommer
Regnskapsansvarlig vurderer riktig periodisering på grunnlag av utført levering og dokumentasjonen som finnes. Når det endelige bilaget kommer, skal det kobles til den tidligere vurderingen. Det skal ikke bli en ekstra kostnad i oppdragsrapporten ved siden av en fortsatt aktiv forventningspost.
Sammenlign fakturaen med avtalt grunnlag. Et høyere beløp kan skyldes et tillegg som må dokumenteres, eller en feil som må tas opp med leverandøren. Den som mottar bilaget, trenger referanse til ordren og navnet på den som kjenner leveransen.
Fire lister ved hver avslutning
- Gjennomførte oppdrag som ikke er fakturert, med årsak og ansvarlig.
- Mottatte leveranser uten faktura, med leverandør og prisgrunnlag.
- Mottatte innbetalinger som ikke er koblet til riktig oppgjør.
- Omtvistede poster og ventende kreditnotaer med neste handling.
Bruk samme skjæringsdato for oppdragslisten, reskontroen og bankgrunnlaget. Lagre hvilket kontrollgrunnlag dere brukte, slik at en endring senere kan forklares.
Lukk avviket, ikke bare perioden
En avviksoversikt skal brukes videre. Når et bilag kommer, en kreditnota mottas eller en betaling matches, marker hva som lukket posten. Før neste avslutning kontrolleres gamle avvik før nye legges til.
Når avvikene er forklart, bruk lederrapporten til å vise hva som er ferdig avstemt, og hvilke forhold ledelsen fortsatt må ta stilling til.
Se bankavstemming, egen omsetning og utlegg og årsavslutning.