Hensyn
Egen omsetning, innkjøp eller utlegg?
Skill byråets egne kjøp fra utlegg i kundens navn. Se hvilke avtaler og bilag som avgjør vurderingen, og hvordan dere unngår feil i oppdragsrapporten.
Det er avtaleforholdet og bilagene som teller, ikke at linjen kalles utlegg. Viderefakturering av samme beløp gjør ikke i seg selv et kjøp til et utlegg på kundens vegne.
Begynn med hvem som er kjøper
Skatteetatens omtale av utlegg etter merverdiavgiftsloven § 4-1 knytter regelen til kjøp i kundens navn og for kundens regning. Et kjøp som byrået gjør i eget navn, må ikke plasseres i samme kategori bare fordi kostnaden senere kreves dekket av kunden.
| Situasjon | Hva dokumentasjonen må vise |
|---|---|
| Byrået kjøper i eget navn | Byråets bestilling, leverandørfaktura og egen leveranse til kunden |
| Byrået legger ut på kundens vegne | Kundens kjøperrolle og grunnlaget for at byrået bare betaler på vegne av kunden |
| Byrået formidler kontakt | Hvem som inngår avtalen og hva byråets eget vederlag gjelder |
Regnskapsansvarlig fastsetter behandlingen ut fra den konkrete dokumentasjonen. Praktisk hjelp med en bestilling betyr ikke alene at byrået har kjøpt varen, og en lik beløpslinje betyr ikke alene at det er et utlegg.
To blomsterbestillinger som ser like ut
I første tilfelle bestiller byrået blomster i eget navn. Leverandøren fakturerer byrået, som har avtalt en leveranse med kunden. I andre tilfelle kjøper kunden direkte fra leverandøren, mens byrået bistår med en dokumentert betaling på kundens vegne.
Begge kan gi en utbetaling fra byråets bank. Den banklinjen forteller ikke hvilket avtaleforhold som foreligger. Derfor trenger dere ordre og leverandørbilag før kontoregler og rapportering settes opp.
Oppgjørsoversikt med honorar, forskudd og blomster
I dette oppgjørseksemplet er 12 000 kroner knyttet til byråets egen tjeneste og 3 000 til blomster. Kunden har betalt 5 000 på forhånd.
| Post | Byrået kjøper blomstene i eget navn | Kunden kjøper, byrået legger ut |
|---|---|---|
| Kjøper hos blomsterleverandøren | Byrået | Kunden |
| Leverandørens bilag | Utstedt til byrået | Dokumenterer kjøpet i kundens navn |
| Byråets egen tjeneste | 12 000 | 12 000 |
| Blomsterbeløp i oppgjørskontrollen | 3 000 knyttet til byråets leveranse | 3 000 dokumentert betaling på kundens vegne |
| Samlet beløp som skal gjøres opp i eksemplet | 15 000 | 15 000 |
| Allerede mottatt | 5 000 | 5 000 |
| Gjenstående betaling | 10 000 | 10 000 |
Lik totalsum betyr ikke lik omsetning eller lik regnskapsføring. I den andre modellen er blomsterbeløpet holdt atskilt som dokumentert utlegg når vilkårene er oppfylt. I den første må byråets kjøp og egen omsetning vurderes som nettopp det. Regnskapsansvarlig må også kontrollere hvordan forskuddet dokumenteres og tas hensyn til.
Oppdragsoversikten skal kunne peke til leverandørbilaget, kundens godkjenning og begge bankhendelsene. Da blir det mulig å forklare hvorfor kunden har 10 000 igjen å betale uten å behandle alle pengestrømmer som egen inntekt.
Gi medarbeideren konkrete spørsmål
Før bestilling bør oppdragskortet hjelpe medarbeideren med å avklare hvem som bestiller i eget navn, hvem leverandøren skal fakturere og hva byrået selv lover å levere. Ved mottak av faktura kontrolleres dette mot det faktiske dokumentet.
Hvis leverandørfakturaen ikke stemmer med avtalen, få avklart og korrigert grunnlaget. Ikke velg en kategori som gjør at systemet aksepterer dokumentet, uten å løse forskjellen.
Rapporter egen inntjening uten gjennomløpsstøy
Hold byråets egne inntekter, direkte kjøp og avklarte videreførte beløp synlig atskilt. Da kan ledelsen se om et høyere oppgjør skyldes mer egen levering eller større eksterne kjøp. Klassifiseringen må være den samme i regnskapet og i styringsrapporten.
Ved systembytte bør gamle felt som heter «utlegg» undersøkes før de kobles til bestemte kontoer i ny løsning. Et gammelt feltnavn er ikke dokumentasjon på at hver historisk post er klassifisert riktig.
Fortsett med avgiftskart og lønnsomhet per oppdrag.