Årsavslutning med åpne oppdrag, lager og eiendeler

Gjør årsavslutningen enklere med et datert grunnlag for åpne oppdrag, lager, eiendeler og uavklarte poster. Se hvem som må levere hva.

Lag en oversikt over det som ennå ikke er ferdig, før dere samler resten av bilagene. De vanskelige postene ved årsslutt er ofte leveranser uten faktura, ventende korreksjoner og produkter som er bestilt til et bestemt oppdrag.

Avtal en praktisk fremdrift

Regnskapsansvarlig gir listen over nødvendig dokumentasjon. Byrået må fordele hvem som kjenner fakta om leveranser, beholdning og avtaler. En økonomiansvarlig kan ikke alene vite om et produkt ble levert, skadet eller fortsatt venter hos leverandøren.

Velg dato for lageropptelling, frist for leverandøravklaringer og tidspunkt for gjennomgang av åpne oppdrag. Avklar hvordan nye bevegelser etter skjæringsdatoen skal registreres.

Et byrå med fire åpne forhold

Forhold ved årsslutt	Grunnlag som må finnes	Spørsmål som avklares
Gjennomført oppdrag uten sluttfaktura	Godkjent avtale og leveransestatus	Hva gjenstår før fakturering?
Transport utført uten kjøpsfaktura	Ordre, mottak og prisgrunnlag	Hvilken kostnad ventes?
Produkt på lager, reservert til kunde	Identitet, eierforhold og bestilling	Hvordan skal produktet inngå i tellingen?
Lovet kreditnota	Faktura og leverandørens bekreftelse	Er korreksjonen faktisk mottatt?

Regnskapsansvarlig vurderer føringen og eventuell periodisering. Den operative listen bør vise hva som senere lukker posten, slik at en faktura i januar ikke gir dobbel kostnad i styringsrapporten.

Telling som kan forklares

Før opp produkt, antall, plassering og relevante avvik. Hold tilgjengelige varer, reservasjoner og skadede produkter synlig atskilt. Avklar eierskap for varer på utstilling eller hos andre.

Hvis noen tar ut varer under tellingen, må bevegelsen dokumenteres. Ikke juster bare sluttallet for å få det til å ligne systemets beholdning. Finn først om differansen skyldes et uregistrert mottak, uttak eller en feil reservasjon. Se lagerkontrollen.

Eiendeler og avtaler

Gå gjennom biler og annet utstyr som er kjøpt, solgt eller tatt ut av bruk. Lever avtalegrunnlaget, ikke bare en samlet kontosaldo. Ved større reparasjoner må det fremgå hva arbeidet gjelder. Økonomisk behandling avhenger av faktum, ikke bare fakturabeløpet.

Ta også frem endrede leie- og leasingavtaler og kostnader som gjelder en annen periode. Bruk eiendelsoversikten som en løpende kilde fremfor å rekonstruere alt ved årsslutt.

Fordringer og uavklarte betalinger

Sammenlign åpne kundeposter med faktiske innbetalinger, kreditnotaer og dokumenterte innsigelser. Noter siste oppfølging og årsak til at posten står åpen. En faktura som bare er gammel, gir ikke alene en fullstendig vurdering av hva som har skjedd.

Lag en restliste med ansvarlig og frist. Når regnskapsansvarlig gjør en korreksjon, må relevante operative oversikter oppdateres. Ellers begynner neste periode med en rapport som fortsatt bruker gamle feil.

Vil dere samle løpende regnskap og årsarbeid, se regnskap for begravelsesbyrået.