Lederrapport som forklarer margin, kostnader og kontantbehov

Rapporten skal vise hva lederen bør gjøre, og hvilket grunnlag beslutningen bygger på. En prosent uten informasjon om manglende kostnader eller endret oppdragsmiks kan gi feil retning.

Begynn med periode og status

Bruk samme skjæringsdato for regnskap, oppdragsliste og bankgrunnlag. Vis hvilke oppdrag som er økonomisk avsluttet, og hvilke som fortsatt venter på kjøpsbilag eller korreksjoner.

Tre oppdrag med høyt forventet bidrag kan løfte en månedsrapport før alle kostnadene er kommet inn. De må ikke presenteres som ferdig resultat uten at det foreløpige grunnlaget er synlig.

En marginforbedring som forsvinner ved avstemming

I dette eksemplet har byrået 300 000 kroner i egen inntekt og 180 000 i direkte kostnader i den foreløpige oppdragsrapporten. Bidraget er 120 000. Sammenlignbar forrige periode viste 100 000.

Deretter avdekkes 20 000 i kostnader som gjelder de gjennomførte oppdragene, men manglet i rapportgrunnlaget. Regnskapsansvarlig vurderer den konkrete behandlingen; lederrapporten må uansett forklare at den første sammenligningen manglet dette grunnlaget.

Den tilsynelatende forbedringen på 20 prosent er borte når det manglende kostnadsgrunnlaget er med. Sammenligningen bruker kalkyletall uten avgift og før felleskostnader.

Se månedsavslutningen for kontrollen som bør gjøres før tallene presenteres.

Forklar forskjellen før dere velger tiltak

Ved høyere transportkostnad bør rapporten skille prisøkning, lengre ruter og mer ventetid. De krever forskjellige tiltak. En endret leverandørpris kan gi grunnlag for ny kalkyle, mens dobbeltregistrert kjøretid først må rettes i dataene.

For flere kontorer må summen av avdelingsrapportene avstemmes mot selskapet. Bruk kostnadsfordelingen mellom avdelinger før kontorene sammenlignes.

Når forskjellen må forklares på oppdragsnivå, bruk beregningen av oppdragsbidrag.

Bidrag er ikke penger som kan brukes i banken

Et godt bidrag i oppdragsrapporten sier ikke når kunden betaler. I et separat eksempel på kontantbehov er tilgjengelig bank 42 000, ventede innbetalinger 35 000 og planlagte utbetalinger 70 000. Forventet sluttsaldo er 7 000.

Hvis 20 000 av innbetalingene forsinkes, blir forventet sluttsaldo −13 000. Rapporten må vise den usikre innbetalingen som en beslutning om oppfølging og betalingsplan, ikke skjule den i samlet omsetning. Likviditetsplanen tar dette videre med en rullerende oversikt.

Avslutt med få beslutninger

Gi tiltaket en ansvarlig og en frist. Neste rapport skal vise om beslutningen ble gjennomført og om virkningen kan måles. Bruk oppdragsreferanser der navn ikke er nødvendig for ledelsens oppgave.