Flere byråavdelinger med avstemte kostnader og rapporter

Avdelingsrapportene skal kunne summeres tilbake til selskapets regnskap. Hvis lokale kontorer teller samme kjøpsfaktura eller intern ressursbruk flere ganger, blir sammenligningen misvisende selv om hvert kontor har en ryddig oppdragsliste.

Avklar enhet før avdelingskode

Start med hvilke kontorer som tilhører samme juridiske enhet, og hvilke som er egne selskaper. En intern fordeling i ett selskap og et kjøp mellom to selskaper er forskjellige forhold. Systemet trenger riktig avtalepart og dokumentasjon før økonomien kan behandles riktig.

Gi hvert oppdrag en unik referanse på tvers av kontorene. Lokale løpenumre som begge begynner med «001» trenger en entydig kobling dersom de møtes i et felles regnskap eller en importfil.

Registrer én felles faktura én gang

En leverandørfaktura gjelder produkter levert til to avdelinger. I dette eksemplet er det sammenlignbare kostnadsgrunnlaget 12 000 kroner. Mottaksdokumentasjonen viser hvilke varer hvert kontor fikk.

Én fakturaeier registrerer dokumentet og innhenter godkjenning fra dem som kjenner mottaket. Kontorene skal ikke laste opp hver sin kopi som et nytt kjøp. Hvis ett mottak er uklart, skill den delen ut som et avvik fremfor å fordele hele fakturaen likt av bekvemmelighet.

For en felles kjøretøykostnad på 2 500 kan en intern fordelingsnøkkel i et separat eksempel være 70/30: 1 750 til A og 750 til B. Nøkkelen må bygge på valgt styringsformål og dokumenteres. Den bør ikke brukes ukritisk på varekjøp der faktisk leveranse kan identifiseres.

Medarbeidere som jobber på et annet kontors oppdrag

Anta at en medarbeider registrerer 2,5 timer på et oppdrag ved B, mens kostnaden først havner i As rapport. Med eksemplets interne kalkylesats på 400 kroner blir flyttingen 1 000.

Hvis As og Bs foreløpige tidskostnader er 17 000 og 13 000, blir de 16 000 og 14 000 etter fordelingen. Samlet kostnad er fortsatt 30 000. En korreksjon som bare legger til 1 000 hos B, men lar As 17 000 stå, teller ressursen to ganger.

Dette er en styringsfordeling. Den erstatter ikke lønnsgrunnlaget eller avgjør fakturering mellom separate selskaper. Bevar den faktiske registreringen og koblingen til oppdraget.

Samme definisjoner før dere sammenligner margin

Begge kontorer må bruke samme avgrensning av egen inntekt, direkte kjøp og intern ressurskostnad. Vis også om leverandørbilag mangler. Et foreløpig oppdrag bør ikke sammenlignes som om det var ferdig avstemt.

Transportavstand og produktsammensetning kan forklare forskjeller. Sammenlign tilsvarende leveranser før det settes mål for kontorene. Oppdragslønnsomhet viser grunnlaget som bør være felles.

En kort avstemmingsbro hver periode

Rapporten bør vise selskapets beløp, summen av avdelingene og eventuelle poster som ennå ikke er fordelt. Forklar forskjellen med identifiserte poster, ikke bare en generell linje kalt «annet».

Hvis samme oppdrag er administrert fra A og levert med ressurser fra B, må dere ha én regel for hvor inntekten vises og hvordan kostnadene fordeles. Regelen bør være mulig å etterprøve neste måned, også når oppdragsleder er borte.

Bruk lederrapporten til å samle restpostene som faktisk trenger en beslutning. Kontroller også tilgangsrollene med en vanlig brukerkonto; full administratortilgang viser ikke hva en lokal medarbeider kan se.