Hensyn
Tilganger som følger arbeidsoppgaven
Gi medarbeidere og eksterne hjelpere tilgang etter behov. Gjør tildeling, endring og avslutning til en del av den vanlige driften.
Bruk personlige kontoer og tydelig ansvar. En felles administratorkonto gjør det vanskelig å vite hvem som endret fakturamottaker eller hentet ut en dokumentmappe.
Roller før navn
Beskriv hva en oppdragsmedarbeider, vikar, økonomiansvarlig og ekstern tekniker faktisk trenger å gjøre. Tilgang til kalender er ikke automatisk behov for full kundehistorikk, lønn eller systemadministrasjon.
| Rolle | Eksempel på avgrensning |
|---|---|
| Vikar | Tildelte oppgaver og nødvendige kontaktpunkter |
| Økonomi | Bilag og betalingsgrunnlag |
| Leder | Godkjenninger og avviksoversikter |
| Teknisk hjelp | Tidsavgrenset tilgang til avtalt feilretting |
Datatilsynets veiledning om innholdet i databehandleravtaler omtaler blant annet sikkerhet og tilgangsstyring. Avklar roller og nødvendig avtalegrunnlag før en ekstern leverandør får behandle opplysninger på virksomhetens vegne.
Ved rollebytte og fratredelse
Oppdater rettighetene når arbeidsoppgaven endres. Flytt åpne oppgaver før kontoen stenges, og kontroller tilganger i både hovedsystem, e-post, dokumentområde og integrasjoner. En avsluttet konto i ett system kan fortsatt ha en aktiv nøkkel et annet sted.
Gjennomgå også nødtilgang og hvem som kan tildele nye rettigheter. Test rutinene uten å dele reelle passord eller fortrolige dokumenter.