Hensyn
Likviditetsplan for innkjøp før kundeoppgjør
Sett opp en ukentlig betalingsplan for byrået. Se hvordan forskjøvet kundeoppgjør, lønn og leverandørforfall påvirker bankbehovet.
Planlegg datoene pengene går inn og ut. Oppdragsrapporten kan vise overskudd samtidig som leverandørene skal betales før kundeoppgjøret kommer.
Begynn med en avstemt bankbeholdning
Bruk faktisk tilgjengelig bank og konkrete forfall. Ta med lønn og andre kjente betalinger, forventede leverandørfakturaer, tilbakebetalinger og planlagte innkjøp. Innbetalingene legges på datoene dere forventer dem, ikke på datoen fakturaen ble sendt.
Hold usikre innbetalinger synlige. En faktura med uavklart mottaker eller en pågående innsigelse bør ikke behandles som like sikker som en bekreftet betaling.
Eksempel på en fireukers betalingsplan
Beløpene i eksemplet viser inn- og utbetalinger i kroner.
| Uke | Bank ved start | Innbetalinger | Utbetalinger | Bank ved slutt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 90 000 | 30 000 | 75 000 | 45 000 |
| 2 | 45 000 | 45 000 | 30 000 | 60 000 |
| 3 | 60 000 | 25 000 | 55 000 | 30 000 |
| 4 | 30 000 | 40 000 | 35 000 | 35 000 |
Hver sluttsaldo blir neste ukes start. En sum for hele måneden skjuler at uke tre kan være den mest sårbare, selv om måneden slutter med penger på konto.
Flytt én innbetaling og se hva som skjer
Hvis 20 000 kroner som var ventet i uke to kommer i uke fire, blir sluttsaldoen i uke to 40 000 og i uke tre 10 000. Uke fire ender fortsatt på 35 000. Månedsbildet er altså uendret, men den laveste bankbeholdningen underveis er 20 000 lavere.
Det gir en konkret lederoppgave: vurder innkjøpstidspunkt, følg opp betalingen og avklar eventuelt finansieringsbehov før den sårbare uken. Hvis en betaling må utsettes, ta kontakt med motparten og avtal ny frist.
Koble planen til oppdragslisten
Finn hvilke gjennomførte oppdrag som ikke er fakturert, og hvorfor. Manglende grunnlag kan forsinke både faktura og bankinnbetaling. Samtidig kan kjøpene allerede være forfalt. Oppdragsleder og økonomiansvarlig bør derfor bruke samme referanser når forfall og forventet oppgjør gjennomgås.
Et kundebetalt forskudd kan bedre bankbildet, men må fortsatt knyttes riktig til sluttoppgjøret. Se forskudd og tilbakebetaling.
Oppdater med faktiske betalinger
På en fast dag erstattes forrige ukes anslag med bankens faktiske tall. Flytt gjenstående beløp med en forklaring, og legg til en ny uke i slutten av planen. Slik beholder dere samme planhorisont uten å skrive om hele budsjettet.
Skill endringer i tidspunkt fra endringer i beløp. Hvis leverandørkostnaden har økt, er det ikke nok å flytte forfallet. Oppdater også oppdragskalkylen.