Hensyn
Arkiv som bevarer dokumentasjon uten unødvendige kopier
Skill oppdragsarbeid, regnskapsdokumentasjon og midlertidige filer. Avklar lagring og sletting per dokumenttype før en mappe lukkes.
Ikke bruk én felles slettefrist for hele oppdragsmappen uten vurdering. Dokumenter kan ha ulike formål, plikter og behov for tilgang.
Tre mapper med ulike behov
Et ferdig oppdrag kan inneholde regnskapsbilag, godkjente avtaler og midlertidige korrekturfiler. De bør ikke håndteres som om alt har samme funksjon. Regnskapsansvarlig må avklare aktuelle dokumentasjonskrav, mens virksomheten må vurdere øvrige opplysninger ut fra formål og gjeldende plikter.
| Dokumenttype | Avklar før arkivering |
|---|---|
| Avtale og godkjenning | Endelig versjon og kobling til oppdrag |
| Regnskapsgrunnlag | Sporbarhet og nødvendig oppbevaring |
| Arbeidskopi | Om den fortsatt trengs |
| Eksportfil | Formål, tilgang og planlagt sletting |
Ikke legg alle vedlegg i lederrapporten for å være på den sikre siden. Bruk lenke til riktig dokumentområde med kontrollert tilgang.
Finn igjen før du sletter
Test at en autorisert medarbeider kan finne fakturaen og tilhørende godkjenning uten tilgang til tidligere ansattes kontoer. En sikkerhetskopi er ikke et brukbart arkiv hvis dokumentene ikke kan hentes frem på en kontrollert måte.
Ved systembytte må det avtales hvordan gamle dokumenter fortsatt kan leses, og hva som skal skje med kopier hos leverandøren. Dokumenter bekreftelser på avslutning der dette inngår i avtalen.
Se årsavslutning og leverandørbytte.