Hensyn
Bytte regnskapsfører og komme i gang med oppdragsøkonomien
Bytt regnskapsfører med kontroll på åpne oppdrag, forskudd og ventende bilag. Se arbeidsdelingen og kontrollene før den første perioden avsluttes.
Velg én skjæringsdato og én ansvarlig for hver åpen post. Dere kan bytte regnskapsfører selv om oppdrag pågår. Det avgjørende er at overføringen viser hva som er gjort, hva som gjenstår og hvem som følger opp.
Før dere avtaler datoen
Finn ut hva nåværende regnskapsfører fortsatt skal levere. Det kan være siste avstemming, en lønnskjøring eller årsarbeid. Avklar også hvem som skal håndtere sene bilag og korreksjoner fra den gamle perioden.
Et bytte av regnskapsfører krever ikke automatisk nytt byråsystem. Begynn med arbeidsdelingen og dataene dere allerede har. Hvis økonomisystemet også skal byttes, må migreringen planlegges som en egen del av overgangen.
Eksempel med tolv åpne oppdrag
Et byrå bytter ved månedsskiftet. Tolv oppdrag er åpne. Tre har innbetalinger, og to venter på transportfaktura. Lag en liste som kan avstemmes mot regnskapet, ikke bare en kalender over kommende seremonier.
| Gruppe | Hva overføres? | Hva skal den nye ansvarlige gjøre? |
|---|---|---|
| Ikke gjennomført | Siste godkjente pris og bestilte kjøp | Følge ny leveranse og fakturagrunnlag |
| Gjennomført, ikke fakturert | Årsak og gjenstående avklaring | Fullføre grunnlaget uten å starte på nytt |
| Innbetaling mottatt | Dato, beløp, betaler og referanse | Koble beløpet til riktig oppgjør |
| Kjøp uten faktura | Leverandør, ordrenummer og avtalt kostnad | Fange opp fakturaen når den kommer |
| Omtvistet post | Hva som er omtvistet og siste oppfølging | Fortsette fra dokumentert status |
En post kan tilhøre flere grupper. Oppdragsreferansen gjør det mulig å se sammenhengen uten å kopiere hele saksmappen til alle som arbeider med økonomien.
Den første uken
Gi de nye ansvarlige personlige tilganger med oppgavene de trenger. Flytt dokumenter og avtalegrunnlag fra tidligere medarbeideres innbokser til virksomhetens avklarte lagring.
Prøv deretter én fakturaflyt, én bankavstemming og ett lønnsgrunnlag hvis lønn inngår. Kontroller at originalbilag kan finnes, at mottaker er riktig og at en godkjent korreksjon når frem til alle berørte systemer. Bruk fiktive data ved teknisk utprøving.
Første måned er kontrollpunktet
Sammenlign overføringslisten med det som faktisk har kommet inn. Er alle innbetalingene identifisert? Er ventende leverandørfakturaer registrert én gang? Har noen jobbet parallelt i gammel og ny løsning?
Avslutt ikke overføringen med en generell «alt ser greit ut». Lag en kort restliste med eier og frist. Deretter kan dere stenge unødvendige tilganger og avslutte den gamle arbeidsdelingen.
Hva trenger dere å ha klart?
Til den første samtalen holder det å kjenne dagens system, omtrentlige bilagsmengde, antall ansatte og hva dere vil ha hjelp med. Kontooversikter og oppdragsmapper kan vente til overføringen faktisk skal planlegges.
Se regnskapshjelpen fra Hensyn eller fortsett med migrering ved systembytte.
Bytter byrået også eier, må regnskapsoverføringen inngå i den samlede overtakelsesplanen.