Hensyn
Prisliste og pristilbud for begravelsesbyrået
La familien se hva som inngår, hvilke valg som påvirker prisen og hva som fortsatt er usikkert. Koble prislisten til tilbudet medarbeiderne faktisk bruker.
Et godt pristilbud gjør det mulig å velge. Familien skal kunne forstå forskjellen mellom løsningene og se hva valget betyr for samlet pris før bestillingen godkjennes. En lav startpris hjelper lite hvis de viktigste kostnadene dukker opp senere.
Hold prisinformasjonen samlet og oppdatert
Forbrukerrådet beskriver at gravferdsbyråer skal gi prisopplysninger ved kontakt eller konsultasjon, at informasjonen også skal finnes på nettsiden, og at nærmere angitte tjenester skal ha minimums- og maksimumspriser. Bruk Forbrukerrådets oversikt over prisopplysninger ved gravferd når dere gjennomgår kundens inngang til prisene.
Gå gjennom nettside, utskriftsvennlig prisliste og tilbudsmal samtidig. Angi hva prisen gjelder, hvilke forutsetninger som påvirker den og når grunnlaget sist ble oppdatert. En prisendring i regnskapssystemet hjelper ikke hvis medarbeideren fortsatt sender en gammel PDF.
Fra kundens ønsker til et lesbart tilbud
Spør først hva familien ønsker at byrået skal ordne, og hva de vil gjøre selv. Skill bekreftede valg fra alternativer de fortsatt vurderer. Forklar hva som påvirker kostnaden uten å gjøre kunden ansvarlig for å forstå byråets interne varenummer eller kontoplan.
| Del av tilbudet | Hva leseren trenger å forstå |
|---|---|
| Byråets arbeid | Hvilke oppgaver og hvilken bistand som inngår |
| Varer og leveranser | Valgt produkt, antall og hva som følger med |
| Transport | Hvilken strekning eller beregning tilbudet bygger på |
| Tilvalg | Prisvirkningen av hvert valg |
| Usikre poster | Hva som mangler, hvem som innhenter prisen og når |
| Andre kjøp | Hvem kunden kjøper fra og betaler til |
Et tilbud trenger en synlig total. Vis deretter hvordan et alternativ endrer totalen. Hvis familien velger et annet produkt, må det være klart om den første varen erstattes eller om noe legges til.
Forklar usikkerheten der den oppstår
Hvis transportomfanget ikke er klart, skriv hva anslaget bygger på og hva som kan endre det. Hvis en leverandørpris mangler, gi posten en ansvarlig oppfølging. En samlet setning om at «tillegg kan forekomme» gir familien lite hjelp til å vurdere kostnaden.
Hold kundens prisoversikt atskilt fra den interne kostnadskalkylen. Kunden trenger forståelig omfang og pris. Byrået trenger i tillegg å vite hvilke innkjøp og timer prisen skal dekke. Kalkylen for tjenester og pakker brukes til den interne vurderingen.
Følg én tilbudsversjon til godkjenning
Gi tilbudet dato og versjon. Bevar den versjonen kunden tar stilling til. Når et alternativ velges, send en samlet oppdatert oversikt fremfor flere e-poster der totalen må regnes ut av mottakeren.
Et tilbud som er sendt, skal ha en annen status enn en godkjent bestilling. Avklar hvilke valg som fortsatt er åpne og når byrået trenger svar for å holde ønskede frister. Bestillingsrutinen tar over når kunden har godkjent.
Når kunden endrer et valg
Beskriv endringen mot den godkjente versjonen: hva som tas ut, hva som kommer inn og ny samlet pris. Undersøk først om leverandørordren kan endres og om fristen påvirkes. Et nytt produktvalg på tilbudet må også nå den som bestiller eller produserer varen.
Bruk endringsloggen slik at oppdragsleder, leverandørbestiller og økonomi arbeider med samme grunnlag.
Kontroller tilbudsmalen med en ny medarbeider
La en medarbeider som ikke laget tilbudet, finne inkluderte oppgaver, åpne valg, total og siste godkjenning. Be vedkommende forklare hvilken ordre som skal sendes til hver leverandør. Hvis svarene krever muntlig forklaring fra forfatteren, bør malen forenkles.
Sammenlign også et avsluttet oppdrag med tilbudet og sluttfakturaen. Forskjeller skal kunne forklares med godkjente valg og dokumenterte endringer. Ved en innsigelse hjelper klagerutinen dere med å finne riktig grunnlag.