Hensyn
Avstemming av minnesider, blomstersalg og plattformgebyrer
Skill byråets salg fra minnegaver og andre aktørers oppgjør. Se hvilke rapporter og referanser som trengs for å avstemme plattform, faktura og bank.
Lag en oversikt over pengestrømmene før dere kobler plattformen til regnskapet. Minnesiden kan vise blomster, gaver og andre valg i samme grensesnitt, selv om ulike virksomheter mottar pengene.
Hvem selger, og hvem mottar oppgjøret?
Kartlegg hver strøm for seg. Bruk leverandøravtalen, salgsdokumentene og oppgjørsrapporten, ikke bare teksten på knappen. Et beløp som vises på byråets minneside, er ikke dermed byråets inntekt.
| Strøm | Det dere må finne ut |
|---|---|
| Byråets eget salg | Hvilket dokument viser salget, og hvem mottar betalingen? |
| Blomster fra ekstern selger | Er byrået selger, formidler eller bare publiseringssted? |
| Minnegave | Hvem er gavemottaker og hvem behandler betalingen? |
| Provisjon til byrået | Når er provisjonen opptjent, og hvilket grunnlag viser den? |
| Plattformgebyr | Faktureres det separat eller trekkes det fra et oppgjør? |
Før byrået mottar penger på vegne av andre, må avtaler, oppgjørsrutiner og regelkrav til denne rollen være avklart. Sett opp mottakeren for hver pengestrøm før løsningen tas i bruk.
Når virksomhetens inntekt er en provisjon fra en annen selger, se provisjonsoppgjøret. Det grunnlaget skal skilles fra byråets eget salg og fra andre mottakeres penger.
Avstem ett oppgjør fra ende til ende
I dette eksemplet rapporterer en plattform 10 000 kroner i byråets eget salg. En refusjon er 1 000 og et dokumentert plattformgebyr 300. Bankutbetalingen blir 8 700 kroner.
Kontrollen skal forklare alle fire beløpene. Bokføring av bankens nettobeløp som om det var hele salget skjuler både refusjon og gebyr. Kontoer og avgiftsbehandling må følge dokumentene for den enkelte leveransen.
| Grunnlag | Kontroll |
|---|---|
| Salgsrapport | De aktuelle transaksjonene summerer til 10 000 |
| Refusjonsgrunnlag | 1 000 kan knyttes til riktig opprinnelig salg |
| Gebyrdokumentasjon | 300 gjelder samme oppgjør eller er forklart separat |
| Bank | 8 700 har riktig oppgjørsreferanse |
En minnegave som plattformen utbetaler direkte til en annen mottaker, skal ikke blandes inn i dette regnestykket bare fordi den vises på samme minneside.
Be om referanser som overlever eksporten
Rapportene bør gi en stabil transaksjonsreferanse, oppgjørsreferanse og nødvendig kobling til byråets dokument. Bruk oppdragsreferanse når det trengs for økonomikontrollen. Ikke importer kondolanser, gavehilsener eller andre publiserte personopplysninger i regnskapet.
Avklar også hvordan reverseringer kommer senere. En tilbakebetaling i neste periode kan høre til en tidligere bankutbetaling. Det må være mulig å finne originalen uten å sende hele kunderegisteret til leverandørens kundestøtte.
Test før overføringen automatiseres
Prøv eget salg, delvis refusjon, separat gebyr og et oppgjør over månedsskiftet med fiktive transaksjoner. Kontroller også at en fil som lastes inn på nytt, ikke lager doble salgsdokumenter.
Hvis rapporten mangler en nødvendig referanse, be leverandøren avklare eksportmuligheten før dere bygger en manuell nøkkel som avhenger av personnavn. Se import og eksport og bankavstemming.