Hensyn
Import og eksport uten tap av referanser
Kontroller filformat, identifikatorer og avrunding før data flyttes. Bevar grunnlaget slik at en import kan forklares og avstemmes senere.
Behandle filen som et kontrollert datagrunnlag. Et regneark som åpner pent, kan likevel endre datoer, kontonumre og referanser.
En liten fil med stor virkning
En oppdragsreferanse begynner med null. Ved åpning i et regneark forsvinner nullen, og importen lager en ny referanse. Antall linjer er uendret, men koblingen til de gamle bilagene er brutt.
Kontroller minst:
- Tegnsett for norske navn og beskrivelser.
- Datoformat og entydig tolkning av dag og måned.
- Desimaltegn, fortegn og avrunding.
- Referanser som skal være tekst, også med innledende null.
- Håndtering av tomme felt og duplikate identifikatorer.
Før og etter import
Bevar originalfilen i et avklart område med riktig tilgang. Lag en arbeidskopi hvis innholdet må endres, og dokumenter endringene. Ikke send hele kunderegisteret til en leverandør for å demonstrere én formatfeil.
Etter import kontrolleres både antall og relevante summer. Åpne noen konkrete poster og prøv koblingen til oppdrag og dokument. En summering alene oppdager ikke at to kunder er byttet om.
Avviste linjer skal ha årsak og eier. Ikke importer hele filen på nytt uten å vite om de vellykkede linjene blir duplisert.