Hensyn
Begravelsesbyråets samlede administrative arbeidsflyt
Koble avtale, planlegging, leverandørkjøp og oppgjør uten å miste ansvar underveis. Et helhetlig eksempel for byråets daglige administrasjon.
La oppdragsreferansen følge hele kjeden. Det gjør det mulig å se om siste godkjente bestilling, leverandørkostnadene og fakturaen faktisk gjelder samme leveranse.
Fra første avklaring til lukket oppdrag
Et mindre byrå mottar en forespørsel, avklarer omfang og sender en prisramme. Etter godkjenning reserveres kapasitet og leverandører bestilles. Først når bekreftelsene er mottatt, er planen klar til intern overlevering.
| Trinn | Overlevering til neste person |
|---|---|
| Bestilling | Godkjent omfang og avklart mottaker |
| Planlegging | Tid, sted, ansvar og bekreftede leverandører |
| Gjennomføring | Registrerte avvik og mottatte leveranser |
| Fakturering | Godkjente linjer og åpne kostnadsspørsmål |
| Oppgjør | Betalinger, korreksjoner og restposter |
En endring i planleggingen må også oppdatere fakturagrunnlaget. En kreditnota etter gjennomføringen må tilbake til den som følger opp kostnaden. Flyten går derfor ikke bare én vei.
Et nyttig første forbedringstiltak
Velg tre lukkede oppdrag og finn siste godkjente versjon, leverandørbilag og bankkobling. Hvis dokumentene bare kan finnes av personen som utførte oppdraget, er overleveringen sårbar.
Bestem hvem som godkjenner kjøp, hvem som fakturerer og hvem som følger opp manglende bilag. La en kollega prøve å overta et oppdrag fra dokumentasjonen. Da finner dere rutinene som trenger en tydeligere eier.
Begynn med godkjent bestilling, og se deretter hva Hensyn kan hjelpe med.
For planlegging på tvers av oppdragene, bruk guiden til å starte og drive begravelsesbyrå.