Hensyn
Ansattes reiser og kjøp med riktig dokumentasjon
Gi medarbeidere en enkel rutine for kvitteringer, oppdragsreferanse og godkjenning. Skill refusjon til ansatte fra videreføring av kundekostnader.
Et ansattutlegg og et utlegg på vegne av en kunde er forskjellige forhold. Ikke bruk samme fritekstfelt til å avgjøre begge deler.
Når medarbeideren betaler selv
En medarbeider kjøper materiell på vei til et oppdrag. Rutinen bør fange opp kvittering, kjøpsdato, formål, hvem som betalte og hvilken oppdragsreferanse som er relevant. Hvis kvitteringen inneholder mer informasjon enn nødvendig, må den håndteres i et system med riktig tilgang.
| Grunnlag | Kontroll |
|---|---|
| Kvittering | Leselig, fullstendig og ikke sendt inn før |
| Formål | Bedriftens kjøp eller privat kostnad? |
| Referanse | Riktig oppdrag eller intern drift |
| Godkjenning | Av en annen enn den som krever refusjon |
Ved reise brukes virksomhetens avklarte rutine for nødvendig reisegrunnlag. Eventuelle satser og skattemessig behandling må kontrolleres av lønnsansvarlig mot gjeldende regler. Et internt standardskjema skal ikke fryse gamle satser permanent.
Unngå dobbel refusjon
Sjekk om kjøpet også er belastet firmakort eller inngår i en leverandørfaktura. Dersom et avvist krav sendes inn på nytt, må tidligere status kunne finnes igjen.
Før viderefakturering til kunden må byrået kontrollere oppdragsavtalen. At en ansatt får refusjon, innebærer ikke at kostnaden automatisk skal legges til kundens faktura.