Hensyn
Gravstell med avtale, besøksplan og kostnadskontroll
Knytt gravstellavtalen til planlagte og utførte besøk, materialbruk og fakturering. Se en sesongkalkyle og hvordan endringer følges opp.
La avtalen, besøkslisten og økonomien vise den samme leveransen. En betalt sesongavtale er ikke bevis på at besøkene er utført, og en ferdigmeldt arbeidsliste sier ikke alene hva kunden har kjøpt.
Avtalen må kunne bli en konkret arbeidsliste
Beskriv hvilke besøk og oppgaver som inngår, perioden avtalen gjelder og hvordan tillegg bestilles. Identifiser sted, bestiller og fakturamottaker. Avklar hvem som bestiller varer og hvem som godkjenner endringer før de ansatte planlegger ruten.
Hold bestillerens avtale atskilt fra den praktiske oppgaven på gravplassen. Før arbeid legges inn, må virksomheten ha avklart tilgang og hvilke oppgaver den kan utføre på stedet. Det hindrer at et salg blir planlagt som en leveranse som ikke lar seg gjennomføre.
| Felt i avtaleoversikten | Eksempel på innhold |
|---|---|
| Avtalereferanse | S-014, brukt på besøk, bilag og fakturagrunnlag |
| Leveranse | Fire avtalte besøk med spesifisert arbeid og materialer |
| Periode | Den sesongen kunden faktisk har bestilt |
| Bestiller og mottaker | Dokumentert kontaktrolle og fakturamottaker |
| Endringsregel | Hvem som kan godkjenne ekstra arbeid og kostnad |
| Status | Bekreftet, avsluttet eller avventer ny bestilling |
Referansen er virksomhetens arbeidsnøkkel, ikke en erstatning for gravplassens egne registre.
Ett besøk er én hendelse
Lag en besøkslinje med avtale, planlagt tidsrom, ansvarlig og faktisk ferdigmelding. Registrer om besøket ble utført, utsatt eller ikke kunne gjennomføres. Noter hva som gjenstår, fremfor bare å flytte datoen fremover.
For S-014 kan kontrollen etter andre besøk vise to utførte og to gjenstående. Hvis det andre besøket bare ble delvis gjennomført, må restarbeidet fortsatt vises. Ikke opprett et ekstra fullt besøk uten å se om det erstatter eller kommer i tillegg til den opprinnelige linjen.
Nødvendig dokumentasjon skal kunne finnes av neste medarbeider. Unngå å spre personopplysninger i åpne ruteoversikter. Arbeidslisten kan normalt bruke referansen og det stedet medarbeideren trenger for oppgaven.
Regn på hele ruten, ikke bare tiden ved hver grav
I dette sesongbudsjettet gir tolv avtaler samlet inntekt på 21 600 kroner. Hver avtale har fire besøk. Eksemplet bruker sammenlignbare kalkylebeløp uten avgift.
| Kostnadsdel | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Arbeid på stedet | 48 besøk × 15 minutter = 12 timer | |
| Reise og klargjøring | 8 timer | |
| Intern tidskostnad | 20 timer × 450 kroner | 9 000 |
| Materialbruk | Sesongens samlede grunnlag | 2 400 |
| Direkte kostnad | 11 400 | |
| Bidrag før felleskostnader | 21 600 − 11 400 | 10 200 |
Fire ekstra timer reduserer bidraget med 1 800 kroner med samme kalkylesats. Det kan skyldes ekstra turer, uavklart omfang eller en rute som er for spredt. Finn årsaken før dere konkluderer om ny kundepris. Kontroller også at reise ikke er regnet både i tidskostnaden og som et eget fullt tillegg i samme kalkyle.
Flytting, endret bestiller og avbestilling
Et utsatt besøk skal beholde historikken til det planlagte besøket. En endret kontaktperson skal ikke automatisk bli fakturamottaker. Dersom avtalen avsluttes, må dere sammenholde utført arbeid, bestilte materialer og det som følger av avtalen før et sluttoppgjør lages.
Skill en kundeendring fra et leveranseavvik. Hvis virksomheten ikke har utført et avtalt besøk, kan ikke feilen fjernes ved bare å merke sesongen som avsluttet. Gi den en ansvarlig og en dokumentert løsning.
Før neste sesong
Gå gjennom hvilke avtaler som er utløpt, hvilke som faktisk skal fortsette og hvilke som krever ny bestilling. Oppdater pris og omfang på riktig versjon. En gammel fakturaliste skal ikke alene utløse nye krav.
Les priskalkyle, kapasitetsplan og fakturakontroll.